Van de kandidaat voorzitter

Beste allemaal,

Begin november hebben we allemaal een prachtig KVS-Nieuws ontvangen (bedankt Anouk & Ilja!), en medio november hebben we weer een goede Bestuursvergadering gehad. Ik breng iedereen graag weer even op de hoogte van de laatste ontwikkelingen.

KVS-commissies

Om inzicht te krijgen in de verschillende overlegstructuren binnen KVS is een overzicht van de verschillende KVS-commissies & -projecten gemaakt.Met dank voor de positieve feedback van de verschillende commissieleden, en vanuit het Bestuur dank aan alle (oud)commissieleden voor de betrokkenheid, inzet & enthousiasme.

Update van de Piketpalen-commissie

Van piketpalen-commissie begreep ik dat van zeven huisjes (!) de piketpaaltjes niet zijn ingeleverd. Afgezien van het breng-ze-ajb-terug-gedoe & werk m.b.t. het vernieuwen: hoe gaan we om met de kosten m.b.t. het vernieuwen van de verdwenen piketpaaltjes? Rekenen we deze kosten toe aan de vereniging (zoals gewoonlijk) of aan de specifieke kampeerder?

EHBO-, Kampcontrole-commissie, en update vier-ogen-autorisatie m.b.t. betalingen

De voorzitters van onze EHBO- en Kampcontrole-commissie is gevraagd naar een uitgeschreven plannetje voor volgend jaar: wat & hoe gaan we het doen m.b.t. onze veiligheid volgend jaar?

Ook heb ik de Penningmeesters gevraagd om ons inkoop-, factuuraccorderings- en betaalproces apart en beknopt op papier te zetten. Het blijkt dat we -behalve de jaarlijkse kascontrole achteraf– vooralsnog geen vier-ogen-autorisatie hebben. Om onwaarschijnlijke risico’s uit te sluiten stelde ik voor om de autorisatieprocessen z.s.m. mogelijk in te regelen.

Ook de verzekeringen zullen onder loep worden genomen. Wat is er eigenlijk verzekerd? En tegen welke voorwaarden? En, kunnen die verzekeringen goedkoper?

Geen commissieoverleg in januari 2020 (kostenbesparing)

O.b.v. de inventarisatie of we weer in januari 2020 een commissieoverleg zullen inplannen, is gelet op ontvangen input, de externe kosten van zo’n overleg (ongev. EUR 600,–) en de kosten die de vereniging krijgt/heeft in het Jubileumjaar 2020 door het Bestuur besloten geen commissieoverleg in te plannen.

Samen met het Bestuur zal worden gekeken hoe de commissies & het Bestuur in 2020 dicht(er) bij elkaar kunnen komen. In ’t Kluphuis bijvoorbeeld, en/of in uiterste geval alleen commissievoorzitters (ook in ’t Kluphuis) – hierover later meer. Heb je ideeën/suggesties? Laat het weten.

Communicatie met betrokken partijen

Woord van dank aan Bas Mul voor het zonder problemen & prompt overzetten van onze website naar een nieuwe (goedkopere!) provider! Ook dank aan Ilja voor het schrijven & voorstellen van een duidelijk communicatieplan. O.b.v. het plan gaat het Bestuur de communicatielijnen blijvend proberen aan te halen.

Het communicatieplan, kort samengevat: we plaatsen in de eerste instantie & zo spoedig mogelijk informatie op onze KVS-website en Facebook. Op een bepaald moment wordt deze informatie gebundeld in een e-mail (zoals dit bericht). Hierdoor wordt geborgd dat iedereen wel de relevante informatie ontvangt. Het Bestuur gaat er bovendien vanuit dat iedereen zelf op de hoogte blijft van informatie w.o. mogelijk aangescherpt beleid.

Digitalisering van formulieren

Gekeken wordt verder o.a. naar het mogelijk digitaliseren van een aantal bijgewerkte formulieren, het creëren van een feedbackformulier richting het Bestuur en het creëren van een intern klachten-/geschillenformulier (voor het geval dat kampeerders onderling niet uit een mogelijk conflict kunnen komen). Over de komende maanden wordt onze KVS-website daarmee langzaam verbeterd.

Mogelijke verkoop van strandhuisjes/units met oog op Formule1

N.a.v. recente vragen m.b.t. verkoop van strandhuisjes/units en met referte aan ons Huishoudelijk Reglement: verkopen van je eigendom mag natuurlijk altijd. Maar voor behoud van lidmaatschap & staanplaats, moet de verkoper toestemming het Bestuur vragen. Daarbij, ook wanneer een verkoper het lidmaatschap opzegt, kan een koper niet eerder dan 15 mei het huisje/de unit betrekken.

Update project Toiletschoonmakers

De Toiletschoonmakers-vacature staat uit op onze website, Facebook (herhaalde oproep), en is gedeeld met onze zusterverenigingen via de Federatie.

Onderstaand beknopte opsomming van de recente projectacties:

  • Projectomschrijving schrijven, toiletbeheer opties onderzoeken, en analyseren van huidige toiletbeheercontract
  • Opmaken van toiletschoonmaak-checklist/-schema
  • Berekenen van toiletbeheer-/schoonmaakvergoeding, checken maximale vrijwilligersvergoeding
  • Functieomschrijving en vacaturetekst schrijven, en vacature uitzetten
  • Vacature gecommuniceerd via KVS-website en Facebook
  • Vacature gedeeld met zusterverenigingen via de Federatie
  • Beschrijven van toilet-storingsproces, schrijven van algemene KVS-toiletregels
  • Status openstaande vacature d.d. 1/12/2019: wel twee interesse-contacten, maar geen sollicitaties ontvangen
  • Offertes aangevraagd bij schoonmaakbedrijven
  • Marek contact gemaakt met ToiletVervangen?-commissie voor feedback & andere inzichten
  • Herhaalde vacature via KVS-website en Facebook geplaatst
  • ToiletVervangen?-commissie heeft goede feedback & nieuwe suggesties gegeven. Deze suggesties werkt het Bestuur nu uit.

Tot op vandaag: geen sollicitanten

Helaas moet ik melden dat zich vooralsnog geen sollicitanten hebben gemeld. Wel ben ik door twee particulieren (w.o. 1 huidige staander) benaderd n.a.v. hun interesse.

Beide partijen dachten met prioriteit en/of naar keuze geplaatst te kunnen worden. Dit is nog niet één van de opties. Het Bestuur gaat daarom in de tussentijd onderzoeken of we versneld een wachtende-donateur-die-toiletschoonmaker-wordt-voor-een-aantal-jaar zouden kunnen plaatsen. In dit onderzoek betrekken we ook het eventueel wegvallen van de fietsenstalling, wie wordt aanspreekpunt voor kampeerders/Bestuur, hoeveel jaar de donateur moet schoonmaken voordat aanspraak gemaakt kan worden op een ‘normale’ staanplaats (zonder schoonmaak), tegen welke vergoeding (en loonheffingen) etc. etc.

Sowieso herhaalden we de vacature op KVS Facebook en KVS-website. Ook blijven we in gesprek met de ToiletVervangen?-commissie voor mogelijke verdere feedback, andere ideeën en andere inzichten.

Wat zijn de volgende stappen?

Attentie: wanneer wij geen nieuwe ideeën en/of sollicitanten krijgen voor de toiletschoonmaak wordt het waarschijnlijk OF wachtende-donateur-die-toiletschoonmaker-wordt-voor-een-aantal-jaar OF een KVS-dienstbaarheidtaak OF inzet van een extern schoonmaakbedrijf.

Het Bestuur gaat namelijk niet zelf het toiletgebouw schoonmaken. Heb je ideeën/suggesties? Laat het ons weten.

Project ‘Schoon Strandzand’

O.b.v. project ‘Schoon Strandzand’ proberen we transparantie en meer duidelijkheid te krijgen. Daarom is o.a. een formatje geschreven voor het doen van voorstellen binnen KVS.

KVS-(Bestuurs)voorstellen

KVS-(Bestuurs)voorstellen kunnen worden o.a. gedaan om onze vereniging verder te helpen, ons huidig beleid of ons Huishoudelijk Reglement te verbeteren. Voorstellen zijn positief verwoord, en worden niet alleen door het Bestuur gedaan. Wanneer gewenst, kunnen (aspirant)leden & donateurs of kan een groep van (aspirant)leden & donateurs voorstellen doen.

Om voorstellen maar ook zeker de instemmingsvraag duidelijk & transparant te maken voor mogelijke stemming door stemgerechtigden (conform ons Huishoudelijk Reglement), gebruiken we dit format voor voorstellen. Wanneer je een voorstel hebt, vul dit format zoveel mogelijk in en stuur naar secretaris@kvstrandgenoegen.nl.

Alvast voor in de agenda: uitnodiging voor de jaarlijkse Nieuwjaarsreceptie en Algemene Ledenvergadering!

Kom samen met andere KVS-ers, de gemeente & andere Zandvoortse organisaties naar de jaarlijkse Nieuwjaarsreceptie op vrijdag 3 januari 2020 van 19:30 tot 21:30u (nieuwe locatie: Nieuw Unicum aan de Zandvoortselaan). Je bent van harte uitgenodigd!

Uitgebreide uitnodiging volgt ook voor de Algemene Ledenvergadering op dinsdag 10 maart 2020 (locatie: Zoete Inval). Je bent van harte uitgenodigd!

Tot zover,

Met dank aan alle (kandidaat-)Bestuursleden,
Tot horens, tot snel,
Groet,

Marek